Outboarding aneb když je potřeba spolupráci ukončit

Outboarding, neboli offboarding, zahrnuje proces a pravidla při ukončení spolupráce se zaměstnancem. Většina firem se zabývá procesem onboardingu – tedy jak efektivně „nalodit“ nového zaměstnance. Přitom outboarding by měl ve společnosti hrát stejně důležitou roli.

Co se v článku dozvíte:

💼 Proč je důležité věnovat outboardingu pozornost.
💼 Jaké body by měl obsahovat.
💼 Je dobré být s bývalým zaměstnancem v kontaktu?


Nezáleží, zda zaměstnanec opouští firmu ze svého rozhodnutí, nebo je to z rozhodnutí společnosti. Outboarding by měl fungovat za jakékoli situace. Pro stálé zaměstnance je to známka toho, jak si organizace váží všech zaměstnanců, a to i těch, u kterých bude spolupráce ukončena. Pro odcházejícího zaměstnance je outboarding jakýmsi harmonogramem odchodu a i pro firmu zavedená automatizace znamená výrazné zakořenění tohoto procesu.

Outboarding by měl být precizně připraven a postupně procházet 4 záchytnými body:

Procesy

Dopředu nastavený a promyšlený plán a pravidla outboardingu Vám celý proces hodně ulehčí. V první řadě by mělo dojít k efektivnímu předání pracovní agendy. Ruku v ruce musí docházet také k ochraně dat a majetku společnosti. Právě únik důvěrných nebo firemních dat může být následně velkou komplikací. Nezapomeňte v systémech deaktivovat přihlašovací údaje a hesla zaměstnance, přesměrovat e-mail, zajistit vrácení veškerého majetku (klíče, čipy, flash disky, PC, telefony, SIM karty a další poskytovaný majetek společnosti). Nezapomeňte se také dohodnout kdy a jak se o odchodu daného zaměstnance dozví jeho tým, další kolegové, případně klienti společnosti. Je nutné být v tomto jednotní a pokud to jde, také transparentní.

Papírování

Aby po odchodu zaměstnance zůstal na obou stranách „čistý stůl“ nezapomeňte na vyřízení všech administrativních náležitostí. Nastavení podmínek odchodu (práva a povinnosti na obou stranách) a podepsání výpovědi nebo dohody o ukončení pracovního poměru, nastavení výše odstupného, odeslání poslední výplaty, zrušení benefitů, vystavení všech potřebných dokumentů (např. výstupní list, potvrzení o zaměstnání – tzv. zápočtový list, potvrzení zaměstnavatele pro účely posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti, potvrzení o zdanitelných příjmech). Mezi posledními vydanými dokumenty by mohly být reference pro nového zaměstnavatele (pracovní posudek). Sepsání referencí při ukončení pracovního poměru má několik výhod – časem budou vzpomínky na pracovní výkon zaměstnance blednout a reference se budou psát hůř, navíc ve společnosti za 10 let už ani odpovědná osoba k podání referencí nemusí pracovat a také reference v rukou zaměstnance mohou znamenat ulehčení následných výběrových řízení.

Výstupní rozhovor

Tato poslední část outboardingu je v našich poměrech asi nejpraktikovanějším procesem při odchodu zaměstnance. Výstupní rozhovor je důležitou částí, od které by se měly firmy případně odpíchnout dále a podrobněji pracovat s celým outboardingem. Díky výstupnímu rozhovoru má možnost firma získat nenahraditelné informace pro zlepšení a změny. Tento rozhovor bývá často tou nejupřímnější diskuzí, kterou může zaměstnavatel se zaměstnancem kdy vést. Podněty právě z výstupního rozhovoru bývají ty nejvíce přínosné. Je podstatné probrat jeho práci, ale také organizaci firmy, návrhy na zlepšení, hodnocení benefitů, nastavení v týmu, důvod odchodu atp. Předpřipravený harmonogram výstupního rozhovoru se zaměřením na konkrétní oblasti Vám může být skvělou pomůckou.

Kontakt

Poslední část outboardingu nemusí být vhodná pro všechny situace v rámci ukončení spolupráce. Nicméně, dodržení i této poslední částí může být v mnoha ohledech velmi přínosná. Zůstaňme tedy se zaměstnancem v kontaktu i po jeho odchodu z firmy. Dobře vedený outboarding nám může zajistit, že se k nám dobrý zaměstnanec třeba v budoucnu vrátí. Případně jej můžeme doporučit našemu klientovi, obchodnímu partnerovi. Pomozme bývalým zaměstnancům s nalezením nové pracovní příležitosti, nebo zaslužme se o jejich návrat k nám samotným. Některé společnosti například svým bývalým zaměstnancům posílají čas od času e-maily s novými interními pracovními příležitostmi. Jiné firmy zůstávají v kontaktu prostřednictvím LinkedIn. Nabídnout svým zaměstnancům outplacement program je něco, s čím se může u nás pochlubit jen málokterá firma. Pojďme to tedy změnit…

 


Kamila Marková

HR business partner