Pohledem advokáta: Kamery, čtení e-mailů, odposlouchávání hovorů. Kontrola zaměstnanců má jasná pravidla

Spolu se vzrůstající tendencí používat majetek firmy pro osobní potřeby zaměstnanců vzrůstá počet kontrol ze strany zaměstnavatelů. Advokát Filip Hladiš nám prozradil, jak taková kontrola musí probíhat, aby splňovala zákonné požadavky.

V článku se dozvíte:

• Kdy může zaměstnavatel kontrolovat své zaměstnance
• Jestli může zaměstnavatel číst e-maily v pracovních schránkách zaměstnanců
• Checklist doporučení, na která je třeba vždy pamatovat

Stále častěji se zaměstnavatelé setkávají s tím, že zaměstnanci využívají jejich majetek bez svolení a pro osobní potřebu, a to jak po pracovní době, tak v pracovní době. S rozvojem moderních technologií počet takovýchto prohřešků zaměstnanců přibývá, avšak také narůstá možnost zaměstnavatelů takovýmto prohřeškům předcházet anebo je odhalovat.

Zaměstnavatelé si však při kontrolách musí počínat obezřetně a v souladu s právními předpisy, neboť v průběhu kontroly zaměstnanců mohou neoprávněně zasáhnout do jejich soukromí a vysloužit si tak od příslušných orgánů státní správy případnou sankci.

Užívání majetku pro osobní potřebu

Dle ustanovení § 316 odst. 1 zákoníku práce zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení. Zaměstnavatel pak je oprávněn dodržování zákazu přiměřeným způsobem kontrolovat.

Zákoník práce nám neříká, v jaké formě musí být souhlas zaměstnavatele učiněn, což znamená, že může být dán písemně, ústně nebo také konkludentně. To znamená, že zaměstnavatel si je vědom, že zaměstnanci užívají jeho majetek pro osobní potřebu, ale toto chování mlčky toleruje.

Zaměstnavatelé tedy mají možnost zaměstnancům výslovně zakázat užívání jejich majetku a poté jsou i oprávněni tento zákaz kontrolovat. Zaměstnavatelé si však při kontrole musí počínat tak, aby nezasáhli do soukromí svých zaměstnanců. Kontrola za účelem ověření zákazu užívání majetku zaměstnavatele pro osobní potřebu zaměstnanců by měla probíhat nahodile a občasně, nikoli systematicky a neustále.

Kontrola zasahující do práva na soukromí

Zákoník práce ve svém ustanovení § 316 odst. 2 zaměstnavatelům výslovně zakazuje, aby bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovali soukromí zaměstnanců na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatelů tím, že podrobí zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnancům.

Jisté výkladové problémy může způsobovat určení, co může být těmito závažnými důvody spočívajícími ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Nejčastějšími důvody, které bývají ze strany orgánů státní správy a soudů akceptovány, jsou ochrana zdraví osob, ochrana majetku nebo sledování výkonnosti zaměstnanců. Tyto důvody a jejich relevantnost jsou však v každém jednotlivém případě posuzovány individuálně.

Jsou-li splněny zákonné předpoklady, mohou zaměstnavatelé přistoupit k zavedení kontrolních mechanismů, avšak jsou povinni o nich své zaměstnance informovat a informovat je také o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

Kamerové systémy

Nejčastějším způsobem kontroly je zavádění kamerových systémů. Zde je třeba upozornit, že pokud je záznam z kamer uchováván, může tímto docházet ke zpracování osobních údajů konkrétních fyzických osob ve smyslu GDPR a je třeba přijmout nezbytná opatření v této oblasti.

Pokud se zaměstnavatelé rozhodnou pro zavedení kamerových systémů za účelem kontroly svých zaměstnanců nebo ochrany jejich zdraví či svého majetku, je nutno si počínat tak, aby zde skutečně byl dán závažný důvod spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele a aby byli zaměstnanci o této kontrole řádně informováni. V této souvislosti se pak doporučuje zvážit, zda by nebylo možno účelu kontroly dosáhnout také jiným, méně invazivním způsobem kontroly, než je zavedení kamerového systému.

Kontrola e-mailu

Mnoho zaměstnavatelů si není jisto, zda-li může svým zaměstnancům kontrolovat elektronickou poštu přicházející na e-mailovou adresu zaměstnavatele.

Zaměstnavatelé mohou kontrolovat bez omezení počty a velikost e-mailových zpráv přijímaných a odesílaných z konkrétní e-mailové adresy zaměstnavatele přiřazené zaměstnanci, nebo zkoumat, z jakých e-mailových adres jednotlivé zprávy přicházejí a na jaké odcházejí. Zaměstnavatel však nesmí kontrolovat jejich obsah, neboť ten je chráněn listovním tajemstvím zaručeným článkem 13 Listiny základních práv a svobod.

Výjimečně se zaměstnavatel může s obsahem e-mailových zpráv zaměstnance seznámit například v případě jeho dlouhodobé absence nebo v případě skončení pracovního poměru. I zde však platí, že se může seznámit pouze se zprávami mající výhradně pracovní charakter a nikoliv se zprávami soukromé povahy.

Zjistí-li zaměstnavatel, že zaměstnanec užívá s výslovným zákazem zaměstnavatele svůj pracovní e-mail pro soukromou komunikaci, je zaměstnavatel oprávněn zaměstnance vyzvat, aby tuto komunikaci odstranil. Zaměstnavatel je pak povinen tak bezodkladně učinit.

Odposlech a záznam hovorů

Obdobná situace je i ohledně odposlouchávání a záznamu telefonních hovorů zaměstnanců. Zaměstnavatel tak zásadně činit nemůže. Zaměstnavatel je však oprávněn sledovat, kolik a jak dlouhých hovorů zaměstnanec učinil, ve kterou denní dobu a na jaká telefonní čísla.

Jako i v předchozích případech existuje zákonná výjimka, kdy lze odposlechy a záznamy telefonních hovorů provádět, a to jsou-li na straně zaměstnavatele závažné důvody spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele a jsou-li zaměstnanci o těchto odposleších a záznamech předem informováni.

V praxi se nejčastěji setkáme s oprávněnými důvody v případě, že zaměstnanci prostřednictvím telefonu uzavírají se zákazníky smlouvy, tyto smlouvy mění anebo přijímají a vyřizují reklamace. Dalším oprávněným důvodem může být zaznamenávání telefonních hovorů se zákazníky za účelem zkvalitnění služeb pro zákazníky.

Doporučení

Aby se zaměstnavatelé vyhnuli případným sankcím orgánů státní správy, je na místě důkladně zvážit, zda a jakým způsobem budou kontrolu svých zaměstnanců provádět. Je na nejvýš důležité, aby při této činnosti nezasahovali do soukromí svých zaměstnancům nad míru přiměřenou dané situaci.

Každý zaměstnavatel by měl zvážit, zda a v jakém rozsahu umožní svým zaměstnancům užívat pro osobní potřeby svůj majetek. Ať už to svým zaměstnancům umožní či nikoli, měl by ohledně užívání svého majetku pro osobní potřebu zaměstnanců stanovit jasná pravidla a s těmito seznámit své zaměstnance. Jako vhodné se zde jeví přijmout vnitřní předpis anebo pravidla upravit v pracovním řádu.

Rozhodne-li se zaměstnavatel pro zavedení kontroly prostřednictvím kamerového systému (či jiného systému), měl by důsledně zvážit:

• zda jsou dány závažné důvody pro kontrolu spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele,
• zda navrženým řešením nezasahuje příliš do soukromí svých zaměstnanců,
• zda neexistuje jiný způsob kontroly, který je pro zaměstnance méně invazivní,
• jaké případné negativní dopady na zaměstnance může zvolená kontrola mít,
• zda není na místě kontrolovaným zaměstnancům poskytnout přiměřenou satisfakci.

Pokud zaměstnavatelé dospějí k závěru, že jsou zde splněny zákonné podmínky pro zavedení kontrol, je nutné, aby vůči svým zaměstnancům splnili informační povinnost, tedy sdělili jim před zavedením kontrol rozsah a způsob provádění kontrol. Je možné tak učinit ve vnitřním předpisu, prostřednictvím e-mailu, osobně anebo cedulí umístěnou v kontrolovaných prostorách. Zaměstnavatel by tak měl učinit takovým způsobem, aby byl schopen splnění informační povinnosti v budoucnu prokázat.

Zaměstnavatelé by však měli zvážit, zda přínos kontrol například v podobě omezení krádeží, zlepšení služeb pro zákazníky či omezení zneužívání e-mailů pro osobní komunikaci nepřinese celkově negativní efekt v možné demotivaci zaměstnanců a nastolení atmosféry nedůvěry mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem.

Mgr. Ing. Filip Hladiš
advokát