Výhody a nevýhody agenturního zaměstnávání
Největší výhodou pracovních agentur je flexibilita, možnost „prodloužení“ zkušební doby a levnější ukončování, říká personalista Jan Zatloukal. Na co si dát při výběru pracovní agentury pozor a jak s ní rozjet úspěšnou spolupráci?
V rozhovoru se taky dozvíte:
- Jaké povinnosti může firma převést na pracovní agenturu
- Jak právně ošetřit, aby firma neplatila za chyby agentury
- S kolika agenturami spolupracovat
Jak vypadá rozhodovací proces, kdy se personalista rozmýšlí, jestli bude nábor řešit po vlastní ose, nebo ho outsourcuje?
V současné době pracovním agenturám nejvíce nahrává aktuální situace ve výrobních firmách. Ty totiž potřebují zejména flexibilitu, čímž se rovnou dostávám k první výhodě agenturního zaměstnávání. Zaměstnavatel může využitím personální agentury pokrýt výpadky způsobené zvýšenou nemocností zaměstnanců, nápor při sezóně nebo zvýšenou poptávku ve výrobě. Agentura práce je zpravidla schopna nabrat zaměstnance daleko rychleji a efektivněji než třeba jeden interní náborář. Flexibilita se projevuje i při ukončení pracovního poměru, kdy je administrativně jednodušší ukončovat dočasně přiděleného zaměstnance agentury než toho kmenového. Zaměstnavatelé navíc mohou prostřednictvím agenturního zaměstnávání „prodloužit“ standardní tříměsíční zkušební dobu třeba na čtyři nebo pět měsíců. Mohou tak zaměstnance plně otestovat a vyzkoušet si, co zvládnou a co ne. Flexibilnější je tak i zaškolování a testování zaměstnanců.
Takže hlavními výhodami agenturního zaměstnávání je flexibilita při pokrývání výkyvů výroby, možnost prodloužení zkušební doby zaměstnance a rychlejší a levnější ukončování zaměstnanců. Vidíte tam ještě nějaké další velké výhody?
Myslím, že tohle jsou hlavní důvody, proč se firma rozhodne zahájit spolupráci s pracovní agenturou. Dalším důvodem může být celkový problém s náborem a nedostatkem zaměstnanců. Firmy, které neví, kde hledat zaměstnance a na koho se obrátit, jdou často právě za agenturou práce, aby jim pomohla. Agentury mají tu výhodu, že se zabývají pouze trhem práce a orientují se na něm zpravidla daleko lépe než jednotliví zaměstnavatelé. Už jen proto, že agentury pracují s více klienty na spoustě pozic, a tak mají vychytané efektivnější marketingové kampaně a novodobé náborové nástroje. Spousta zaměstnavatelů naopak inzeruje jen na nabídkových serverech a pak pasivně čeká na reakci. Málokterý interní personalista má čas řešit rozsáhlejší kampaně na sociálních sítích nebo složité letákové kampaně do specifických oblastí. Většinou z časových důvodů všechno řeší plošně.
Nevyplatí se firmě nabrat si do HR jednoho nebo dva lidi na tyhle věci navíc?
Dneska už je ale problém najmout si i tyhle dva lidi. Kvalitních lidí v oblasti HR je všeobecně málo a najít náboráře, kteří ovládají moderní trendy v náboru a orientují se na trhu práce, je nadlidský výkon. Já bych se obrátil na personální agenturu, aby mi s tím pomohla. Problém může být i přesvědčit firmu, aby navýšila počet interních HR zaměstnanců.
Já to vnímám tak, že kvalitní personalista musí být mixem několika osobností. Musí umět pečovat o jednotlivé zaměstnance a zároveň musí být tvrdý při vyjednávání v jiných oblastech. A ještě k tomu musí být schopný náborář – obchodník, aby někoho nabral. Vnímám to tak, že personalisté jsou v dost těžké situaci, kdy na ně z jedné strany tlačí finanční ředitel a z té druhé zase výrobní ředitel. Vnímáte to stejně, že dobrý personalista musí být tak trochu superman?
Určitě. Tlak na personalistu jde hned ze dvou stran, jak říkáte – výrobní na něj tlačí, ať dodá lidi, finanční na něj tlačí, ať to moc nestojí. Situace na pracovním trhu je taková, že najít schopné zaměstnance je velký problém a personalista na to vzhledem k denním pracovním povinnostem nemá dost času. Případné navýšení počtu lidí v HR, jak jste navrhoval v předchozí otázce, taky stojí nemalé prostředky, takže si myslím, že v dlouhodobém horizontu, pokud má firma opravdu nějaké výkyvy ve výrobě, to řešení nebude o moc levnější než právě náborový proces outsourcovaný personální agenturou.
Co všechno může firma přehodit na personální agenturu?
Firma může na agenturu přehodit inzerci a náborové kampaně, přijímání a kontrolu životopisů, pozvání uchazečů na pohovory i pohovory samotné, lékařské prohlídky, přípravu smluv, úvodní zaškolení. To vše je spousta času a peněz.
Agenturní zaměstnanci jsou tedy na jednu stranu o něco dražší kvůli maržím agentury, na druhou stranu je v té marži započtený třeba budget na marketingové kampaně nebo právě případné náklady na nové lidi do vlastního HR. Co ještě vyrovnává pomyslné finanční váhy?
Jako hlavní nevýhoda agentur vás opravdu nejdříve napadne zvýšení mzdových nákladů o marži agentury. Je ale potřeba vzít v potaz úsporu nejen na nových lidech do HR, ale i na vedení ostatních agend. Úměrově klesají požadavky na mzdové účetní, které nezpracovávají tolik zaměstnanců, odpadá povinnost hlásit agenturní zaměstnance na úřady, jednodušší je i agenda nemocenských, exekucí a vůbec celková administrativa. Marži agentury je tak při propočtech vždy potřeba ponížit o náklady, které definitivně odpadnou zaměstnavateli. Vždycky záleží, jak je nastavena konkrétní smlouva mezi firmou a agenturou, ale často jde třeba i o zmíněné lékařské prohlídky, náklady na ochranné pracovní pomůcky nebo náhrady mzdy při dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance. Neplatí tak, že agenturní zaměstnávání je dražší právě o marži agentury. Je nutné ji očistit o to, co firma uspoří.
Pokud už se firma rozhodne spolupracovat s nějakou agenturou práce, na co by si měla dát pozor? Ať už při samotném výběru, nebo navazování spolupráce.
Tady mě v první řadě napadá upozornit na nepříjemnou věc, která se nám v poslední době trochu rozmáhá, a to je zastřené agenturní zaměstnávání. Firmy se snaží přirozeně ušetřit, kde se dá, a pokud na sebe personalista nechá vyvinout přílišný tlak a nepohlídá si, aby všechno fungovalo v rámci platných právních předpisů, může se stát, že firma začne řešit agenturní zaměstnávání formou smlouvy o dílo. Tím se vyhne legislativě upravující agenturní zaměstnávání. Agenturní zaměstnanci třeba musí mít podle zákona srovnatelné mzdové a pracovní podmínky s běžnými kmenovými zaměstnanci. Při spolupráci přes smlouvu o dílo pak může firma nabídnout horší podmínky. Tomu je třeba se zcela vyhnout. V současné době o této praxi úřady práce velmi dobře ví, efektivně ji kontrolují a začínají tvrdě postihovat. Mohou padnout i vysoké pokuty. Zakázáno je i zaměstnávání agenturních zaměstnanců na dohodu o provedení práce. Stěžejní je tedy zejména pohlídat si právní rámec spolupráce.
To je asi dobré mít i přímo ve smlouvě s agenturou, že zachová srovnatelné podmínky, a tak se bude dodržovat platný právní rámec. Případně je tam možné zahrnout, že pokud to tak nebude, odpovědnost přebírá a pokuty zaplatí právě agentura.
Právní odpovědnost je na straně uživatele, tedy objednatele agentury – zaměstnavatele, i agentury. Personalista si nemůže myslet, že pokud to agentura „dělá jinak“ a porušuje tím předpisy, firma za to nemůže. Když máme vyřešený právní rámec, měla by si firma pohlídat i reference, optimálně nejen ty z webu agentury. Je dobré zjistit si je napřímo u firem, se kterými agentura spolupracuje. Personalisti v kraji se většinou znají a potkávají se na různých akcích, takže se o vlastní zkušenosti podělí rádi. Vyplatí se zeptat se i přímo zaměstnanců. Jsou agentury, které postupují společensky odpovědně, a jsou agentury, které zaměstnance řežou, kde se dá. Zaměstnanec musí být spokojený i s přístupem agentury. Musí mu například zvedat telefony nebo posílat mzdu včas a bez chyb, to je samozřejmě pro zaměstnance důležité. Agentura nesmí poškozovat jméno firmy.
Když si tedy personalista obepíše jednotlivé agentury práce, zjistí si jejich cenové nabídky a má je na stole, měl by se podívat především na reference. Je ještě něco, co může být klíčové před finálním výběrem pracovní agentury?
Asi zamyslet se nad využitím agentury komplexně. Je nutné si stanovit, co chce firma a personalista touto spoluprací vlastně získat. Jde o flexibilitu a pokrývání sezónnosti? Nebo vykrytí nemocnosti vlastních zaměstnanců či outsourcing celého náborového procesu? Od toho by se měla odvíjet celá spolupráce. Jako personalista si musím nejdříve jasně říct, co od toho čekám, jaký na to mám rozpočet a jak si jako personalista můžu co nejvíce ulevit od povinností spojených s náborem. Snažil bych se co nejvíce agend předat agentuře, abych si uvolnil ruce a získal čas například na rozvoj zaměstnanců a vzdělávání.
Doporučoval byste spíše vybrat jednu agenturu, nebo si jich vybrat několik a později se rozhodnout, která je nejlepší?
Z mého pohledu je lepší věnovat na začátku zvýšené úsilí výběru a vybrat si jednu věrohodnou agenturu s ověřenými referencemi. Druhá nebo třetí se dá přibrat vždycky. Je to administrativně jednodušší a v jedné problematice pak komunikuji s jedním business partnerem. Na druhou stranu i způsob vyzkoušet si dvě nebo tři agentury může někdy fungovat, nicméně přináší určitou administrativní zátěž a třeba třikrát více komunikace.
Máte bližší dotazy nejen k výhodám a nevýhodám agenturního zaměstnávání? Neváhejte se na nás obrátit!